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廈門大學圖書資料采購與資產入庫等業務辦理指南
依據《廈門大學圖書資料采購工作實施細則（2022年修訂）》《廈門大學圖書資料資產管理辦法（試行）》《廈門大學圖書資料合同管理細則（試行）》等學校文件相關規定，現對圖書資料采購、合同簽訂、資產入庫、財務報銷等業務辦理做如下重點說明：
一、辦理方式
全面啟用“廈門大學采購與資產一體化服務平臺”（簡稱采資一體化平臺）（鏈接地址：http://xdzc.xmu.edu.cn/sso/caslogin.jsp）辦理圖書資料采購、資產入庫等手續。
二、辦理流程
（一）采購申請
1.自行采購
采購預算金額人民幣2萬元以下的，各單位自行采購，采購完成后根據相關要求在采資一體化平臺備案，預算金額人民幣1000元以下的紙本資源無需在采資一體化平臺備案。紙本資源采購預算金額人民幣2萬元（含）以上5萬元以下、數字資源采購預算金額人民幣2萬元（含）以上10萬元以下的，采購前由各單位通過采資一體化平臺提交自購申請，圖書館審核通過后各單位自行采購，采購完成后根據相關要求在采資一體化平臺備案。
2. 集中采購
紙本資源采購預算金額人民幣5萬元（含）以上、數字資源采購預算金額人民幣10萬元（含）以上的，各單位通過采資一體化平臺提交采購申請。其中預算金額人民幣10萬元（含）以上的，應結合采購項目要求、預算金額、文獻類型及采購方式等進行可行性論證，提交《廈門大學圖書資料項目論證表》等相關材料，圖書館審核通過后，根據相關規定由圖書館或招投標中心組織集中采購。
（二）合同簽訂
人民幣1萬元（含）以上的圖書資料采購應當簽訂合同，其中自購項目由承辦單位和供應商訂立合同，加蓋各承辦單位印章，并將合同上傳至采資一體化平臺備案。人民幣1萬元以下的圖書資料自購項目，按照承辦單位合同管理規定執行。
（三）資產入庫
1.入庫范圍
圖書館和各單位資料室采購、捐贈、自建等方式獲得的所有紙本資源、具有永久使用權的數字資源都應當辦理資產入庫手續。圖書館和各單位資料室以外的其他各單位購置的單冊（套）購買價格在人民幣1000元（含）以上或單次批量購買價格在人民幣5000元（含）以上紙本資源，具有永久使用權的數字資源均應當辦理資產入庫手續。通過捐贈方式獲取的圖書資料的資產入庫請提前聯系圖書館編目部。
2.驗收建賬
各單位在采資一體化平臺發起驗收建賬，填寫確認財務報賬信息，提交進入驗收審核環節。
3.驗收審核
請攜帶圖書資料及《廈門大學采資平臺采購申請表》到圖書館一樓編目部辦理圖書資料入庫審核手續，圖書館負責審核圖書資料的專業相關性、確認紙本資源的種、冊數及編目批次號，在采資一體化平臺完成驗收入庫的審核與錄入。若為裸數據或可安裝到本地鏡像方式訪問的數字資源，請提供相應數據備份文件，圖書館負責審核確認數字資源的內容及數量，并在采資一體化平臺完成驗收入庫的審核與錄入。
4.借閱使用
圖書館和院系資料室根據相關規定開放借閱使用。自2022年6月1日起，圖書館和各單位資料室以外的其他各單位自購紙質圖書資料由無限借期調整為有限借期模式。首次借期為5年，可在線續借一次（續借5年），特殊情況可協商解決。各單位應當指定保管人（課題負責人或課題組成員）前往圖書館外借，若無合適保管人應當歸還圖書館。使用過程中發生丟失，應按照《廈門大學讀者借閱規則》等相關規定進行賠償。
（四）財務報賬
驗收完成后，方可至財務處辦理報賬手續，報銷材料包括《廈門大學采資平臺采購申請表》《廈門大學資產上賬單》《廈門大學驗收單》《廈門大學經費報銷單》、合同、發票、付款記錄等。須入庫的圖書資料，以《廈門大學資產上賬單》《廈門大學驗收單》替代《廈門大學經費報銷單》，不入庫作為資料費支出的仍舊使用《廈門大學經費報銷單》，根據要求提供相關驗收材料（加蓋驗收單位印章）。
因特殊情況申請不做資產入庫的，應當同時提供圖書館審批后的《圖書資料不納入資產管理申請表》；申請延遲入庫的，應當同時提供審批通過的《圖書資料延遲入庫申請表》。具體要求參見《圖書資料財務報賬指引》。
三、辦理咨詢
（一）采購申請
思明校區總館一樓采訪部 李雪 電話：0592-2187620
（二）資產入庫
思明校區總館一樓121室(編目部北側) 林楊 電話：0592-2182278 （紙本資源）
思明校區總館一樓編目部 鐘榮英 電話：0592-2182278 （數字資源）
四、常見問題
（一）如何申請延遲入庫
期刊實物裝訂、鏡像數據庫安裝、數字資源連續性出版等可申請延遲入庫。各單位在采資平臺發起延遲入庫申請（發起采購申請-填寫項目信息-勾選不入庫或延遲入庫申請），填寫《圖書資料延遲入庫申請表》簽字蓋章后掃描上傳，圖書館審批同意后方可執行。
（二）如何申請不入庫
不作為長期保存的期刊、報紙，不予入藏的贈送文獻，以及學校用于專項活動中的定向捐贈，專項學習活動中下發的批量學習材料、教材，校際交流及學術交流用書，經圖書館審批同意后，可以不登記為固定資產/不納入圖書資料資產管理。各單位在采資平臺發起不入庫申請（發起采購申請-填寫項目信息-勾選不入庫或延遲入庫申請），填寫《圖書資料不納入資產管理申請表》簽字蓋章后掃描上傳，并提交圖書館審核。
（三）翔安校區如何辦理紙本資源入庫
驗收建賬申請通過后，各單位可將所需入庫圖書存放于思明校區總館服務臺或翔安校區德旺圖書館總服務臺（留下聯系方式并備注：請轉圖書館編目部辦理資產入庫）。秉承服務優先原則，圖書館為各單位自購圖書資料設置專門申報和外借通道，加急審核、編目、驗收和典藏，在最短的時間內通知辦理借閱手續。院系資料室請提前聯系，并將圖書資料直接送往編目部。
（四）如何區分數字資源貨物、數字資源服務
具有永久使用權，采購后沒有使用期限的數字資源，例如一次性買斷某些電子書刊，合同到期后采購的內容仍然可以繼續使用，則列入數字資源貨物；不具有永久使用權，有明確授權使用期限的數字資源，例如授權某些電子書刊1年使用權，合同到期后采購的內容不能繼續使用，則列入數字資源服務。
（五）如何判斷是否為聯盟采購
聯盟采購是指根據DRAA或者其他圖書館行業組織已完成的圖書資料集團聯合采購談判結果，向入圍供應商發出邀請，綜合對比服務、價格等因素或者商定價格最終確定成交供應商的采購方式。采購員根據采購項目是否已有聯盟采購方案確定采購方式。若不確定是否為聯盟采購，各單位在論證前，請提前聯絡采訪部。
（六）圖書資料是否包括打印、復印類資料
一般性的打印、復印類資料及其服務不在圖書資料采購和資產入庫范圍，各類型古籍的復制和數字化等特殊項目可與圖書館聯系以便確認。
五、相關文件
《廈門大學圖書資料采購工作實施細則（2022年修訂）》（僅限校內訪問）
《廈門大學圖書資料資產管理辦法（試行）》（僅限校內訪問）
《廈門大學圖書資料合同管理細則（試行）》（僅限校內訪問）
《廈門大學圖書資料項目論證表（模板）》（僅限校內訪問）
《廈門大學數字資源訂購合同》合同范本（僅限校內訪問）
《圖書資料合同的審批與訂立》流程圖（僅限校內訪問）
《紙本圖書采購合同》范本（僅限校內訪問）